OneNote und die unbegrenzten Möglichkeiten

Hast Du jemals Word, Excel und PowerPoint Dateien erstellt und diese dann in Ordner gelegt, die wiederum in andere Ordner gelegt wurde? Dann bleibt noch die Frage wo sind diese Daten? Sie zu finden ist meiste schwierig, wenn kein richtiges Ablagesystem herrscht. Besonders wenn eine spezielle Datei gesucht wird oder eine einzelne Notiz. Zeit OneNote zu benutzen…

Simple Organisation

Es gibt einen deutlich besseren Weg diese Informationen aufzunehmen, zu organisieren und natürlich auch zu finden. Die Rede ist von Microsoft OneNote. Die Bedienung von OneNote ist sehr intuitiv und an keine Muster oder Raster gebunden. Du kannst machen was Du möchtest und wo Du möchtest. Klicke einfach auf einen Punkt, in einer Mappe, und füge den Inhalt ein. Dort wo Du dort ihn haben möchtest. Wird deine Mappe zu unübersichtlich, kannst du jeden Inhalt einfach an die Stelle verschieben, an den Du ihn haben möchtest.

Es ist nicht nötig diesen Inhalt zu löschen und neu zu erstellen. Auch muss nichts ausgeschnitten werden. simples „Drag & Drop“ ist hier die einfache Lösung. Das Ganze funktioniert für Bilder gleichermaßen wie für Mails, Artikelinhalte, Ordner, Dateien und so weiter. OneNote ist eine sehr mächtige Notizen Applikation. Womöglich die mächtigste und vielseitigste?!

Wie funktioniert es genau

Doch wie genau funktioniert das ganze jetzt und wie ist der Aufbau? OneNote ist in Notizbücher eingeteilt. Diese können wir uns wie einen großen Ordner vorstellen. In diesem Ordner sind nun Registerkarte. In OneNote heiße sie Abschnitte. Dort enthalten sind wiederum unserer Seiten, die den Inhalt Repräsentieren.

Notizbuch -> Abschnitt -> Seite -> Inhalt

Wie in einem richtigen Notizbuch haben wir auch hier keinen
Knopf zum Speichern. Dies erfolgt automatisch und permanent. Sobald sich an
einem Inhalt etwas ändert, ist es auch direkt gespeichert. Wenn Du auch noch
ein OneDrive Zugang besitzt, kannst du die Synchronisation nutzen und auf deine
Notizbücher überall zugreifen. Das sogar auf alle Notizbücher, für die Du
die Berechtigung besitzt.

Hast du einen Inhalt gefunden, den du sichern möchtest, dann zieh ihn einfach auf deine Seite. Mit Hilfe von Drag and Drop. Der Inhalt wird in ein Kästchen gelegt, welches Du auf jede beliebige Stelle, deines Inhalts, ziehen kannst.

Ein neues Notizbuch anlegen

Wenn Du nun einmal selbst mit OneNote starten möchtest, dann solltest du zunächst ein neues Notizbuch erstellen. Dieses ist individuell zu benennen und an keine Vorgaben geknüpft. Es macht dennoch Sinn, das Notizbuch Themen spezifisch anzulegen. Befasst Du dich mit einer Dokumentation oder der Ausarbeitung eines bestimmen Themas, benenne dein Notizbuch entsprechen. Da wir uns mit dem Thema Modern Workplace befassen, nenne ich mein Notizbuch entsprechend.

Als nächstes benötigen wir einen Abschnitt, der unser Ziel oder Thema näher beschreibt. Meinen Abschnitt werde ich nun OneNote nennen. In diesen Abschnitt kann ich Relevante Inhalte für dieses Thema erstellen. Gleichzeitig kann ich auch Inhalte von Microsoft Teams erstellen, die ich jedoch in einen anderen Abschnitt einfügen. Aber das Gesamtthema Modern Workplace wäre immer noch enthalten und ich bräuchte kein neues Notizbuch. Nun sollte für dich mein Namenskonzept klarer werden. Gerne kannst du es übernehmen.

Nun müssen wir noch gemeinsam eine Seite erstellen, die den Inhalt treffend beschreibt. Da unser nächster Abschnitt das Erstellen verschiedener Inhalte ist, Bennen wir sie auch so. „Erstellen von Inhalten“ ist somit der Name für meine Seite. Nun kann ich die Inhalts Seite dafür nutzen, weiter auf die Möglichkeit, wie Inhalte erstellt und eingefügt einzugehen.

Meine Inhalts Seite wird gleich mit verschiedenen Daten gefüllt die dir die Möglichkeiten aufzeigen soll. Doch vorher blicken wir einmal auf unserer Notizen Struktur. Die Obere Zeile spiegelt die offizielle OneNote Benamung wider. Die zweite und in kursiv enthaltene Struktur ist meine eigene Kreation. Ich hoffe du kannst die parallelen, sowie Struktur und Klarheit erkennen.

Notizbuch -> Abschnitt -> Seite -> Inhalt

Modern Workplace -> OneNote -> Erstellen von Inhalten -> verschiedene Inhalte einfügen

Inhalte -> Seiten -> Abschnitten -> Notizbüchern (Rückwärtsbewegung)

Die Bezeichnung „Erstellen von Inhalten“, für unsere Seite, können wir nun wie folgt eintragen. In unserer Seite steht nun oben links das Datum und die Uhrzeit. Direkt darüber sollte ein Strich blinken. Falls dem nicht so ist, klick einmal darauf und er beginnt zu blicken. Der hier eingetragene Name wird auch der Name unserer Seite werden. Nun sollte auch die Seitenbezeichnung von „Seite ohne Titel“ auf unserer eigene Benamung umgesprungen sein. Jetzt ist unsere Seite erstellt und das auch noch nach einer klaren und eindeutigen Struktur.

Inhalte erstellen

Doch kommen wir nun zu den Möglichkeiten unsere Informationen zusammen zu tragen und zu bündeln. Hast du schon bereits erstellte Daten und Inhalte können diese einfach in unsere Mappe kopiert werden. Wir können jede Datei mit Drag & Drop auf unsere Inhalts Seite ziehen und über drei Möglichkeiten unserer Inhalte einbinden.

Link: Möchten wir nun einfach nur einen Verweis auf eine Datei haben, dann bietet sich ein Link an. Dieser wird in Blau dargestellt und unterstrichen. Mit einem einfachen Mausklick ist diese Datei nun zu öffnen und wir können auf den Inhalt zugreifen. Auch Ordner können so eingebunden werden. Im Gegensatz zu anderen Dateien, kann der Ordner nur über einen Link eingebunden werden.

Kopie: Haben wir eine Excel Datei, kann es Sinn machen diese nicht mit dem Inhalt einzubinden, sondern über eine Kopie. Dadurch erhalten wir das Dateisymbol „Excel“ in unserer Mappe und darunter den Dateinamen.

Inhalt: Eine weitere und die letzte Möglichkeit ist natürlich die Übernahme des Inhalts. Eine Bilddatei steht klassisch für die Einbindung eines Inhalts. Aber auch der Inhalt einer Word oder Excel Datei ist machbar. Dadurch können wir die Inhalte verschiedener Datei in einer kombinieren oder sammeln. Damit entfällt die lästige Suche nach einer bestimmten Datei. Oder wir legen alles zentral hier ab, verlinken es, setzten Kopien und können dann direkt darauf zugreifen. Wir erstellen eine Art Dashboard oder eine Indexseite.

Wenn unsere Inhalte gesammelt und enthalten sind, wird zudem die Suche vereinfacht. Über die Suchfunktion (Strg + F) können wir Inhalte suchen und schneller finden und das übergreifend. Es können alle Notizbücher durchsucht werden, um den gewünschten Inhalt zu finden und nutzen zu können. Eine Funktion die unser „Papier Notizbuch“ nicht hat und viele andere Applikationen ebenfalls nicht.

Funktionen die uns OneNote mitliefert

Doch OneNote bietet uns noch mehr als das Sammeln und zusammen kopieren von Inhalten und Informationen. Wer im Besitz eines Touchscreen Laptops ist oder die Anwendung auf einem Tablet oder Smartphone nutzt, kann den Bildschirm auch als Whiteboard nutzen. Ein Stift ist dafür sehr hilfreich und verbessert das Schriftbild erheblich.

Unter dem Reiter „Start“ finden wir die klassischen Textverarbeitungsfunktionen. Diese sind Word nachempfunden, jedoch in deutlich verringerter Funktion. Die Standard Funktionen sind jedoch vorhanden. Somit können wir unsere Schrift verändern und auch die Größe und Farbe. Den Einzug verändern können wir auch. Damit ist es uns möglich, die schriftlichen Inhalte, unseren eigenen Wünschen und Vorstellungen, an zu passen. Eine vollwertige Word Anwendung können wir nicht simulieren, aber dafür die einfachen Dinge, die unsere Notizen angenehmer zu lesen machen oder sich von den anderen abheben.

Der nächste Reiter ist „Einfügen“.

Hier sind viele der schon angesprochenen Funktionen zu finden. Wer eine Tabelle einfügen möchte wird hier fündig werden. Anders als in Excel, haben wir eine grafische Ansicht, wie viele Zellen wir in der Breite und Tiefe haben möchten. Dadurch ist die Auswahl erheblich vereinfacht und besonders ansprechend, für visuell veranlagte. Die gleichnamigen Funktionen um Dateien, Bilder, Videos und Links einzufügen, werdet ihr hier auch finden können. Zusätzlich kann eine Audioaufzeichnung vorgenommen werden. Diese lässt sich auf unserer Seite ablegen oder über eine Editierfunktion direkt ins geschriebene Wort bringen.

Wer sich in Bezug auf seine Bilder und Inhalte nicht sicher ist kann aus der Online Bibliothek Bilder auswählen und einbinden. Inhalte können wir direkt über die Recherche einfügen. Dafür ist lediglich ein Schlagwort erforderlich und das + steht für das Einfügen. Alternativ lassen sich sogar Webseiten über ein Tool einbinden. Über die Besprechungsdetails gelangen wir in eine Auswahl unserer Outlook Termine. Diese können wir ebenfalls einfügen und erhalten neben den Informationen zu unserer Besprechung, auch die Möglichkeit Notizen zu erstellen. Somit kann ein Protokoll angelegt oder nähere Informationen zu unserem Termin aufgenommen werden.

Der Bereich Zeichnen ist für alle mit einem Touchscreen von Interesse.

Es ist ebenfalls möglich mit der Maus zu schreiben oder zu zeichnen, mit einem Stift ist es erheblich einfacher. Wenn etwas auf der Seite notiert wurde (Zeichen oder Zahlen), lässt es sich mit dem Lasso einfangen und über Freihand in Form, Freihand in Text oder Mathematik, in Zahlen, Buchstaben oder Mathematische Formeln umwandeln. Die sehen danach aus, als wären sie maschinell aufgenommen worden. Auch lassen sich diese Aufzeichnung im selben Style weiter ausführen. Mathematische Gleichungen oder Aufgaben können durch die KI gelöst werden.

Der letzte relevante Reiter ist die „Ansicht“. Hier sielt sich wenig Spektakuläres ab. Neben dem Plastischen Reader können auch Inhalte übersetzt werden. Dabei können einzelne Worte, längere Inhalte oder auch ganze Seiten über ein Wörterbuch übersetzt werden. Diese können dann nachträglich eingefügt werden.

OneDrive ist auch wieder dabei

Wer das OneDrive nutzt kann sich freuen. Auch hier können wir unsere Daten synchronisieren und über das OneDrive, Daten mit anderen teilen und gleichzeitig an ihnen arbeiten. Wer es bereits nutzt und synchronisiert hat, muss nicht mal etwas tun oder einstellen. Die Übernahme erfolgt automatisch.

Mehr als ein gewöhnliches Notizbuch

Ich hoffe durch diesen kurzen Überblick ist klar geworden, dass wir mit dem OneNote nicht nur ein klassisches Notizbuch geliefert bekommen. Vielmehr haben wir ein Multifunktionalen Planner, in dem alles Notiert und eingebunden werden kann. Auch können wir uns ein interaktives Dashboard erstellen, was jedoch sehr viel Arbeit bedeutet. Der Aufwand kann sich lohnen.

OneNote ist auf jeden Fall ein Blick wert und sollte auch einige Wochen getestet werden. Ich habe mich auch immer davon ferngehalten und durch einen Zufall musste ich es einmal nutzten und hab es zu lieben gelernt. Auch wenn ich das Microsoft Paket schon mehrere Jahre besitze, habe ich OneNote lange Jahre nicht angerührt.

Doch aus dem ungeliebten Kind ist in den letzten Monaten eine Applikation geworden die ich sehr zu schätzen gelernt habe und für alle den es ähnlich geht, lasst euch auf diese Applikation ein und versucht einmal eure Kreativität zu entfalten. OneNote bietet dafür die idealen Voraussetzungen.