Der Modern Workplace oder moderne Arbeitsplatz ist aktuelle in aller munde und sehr präsent. Wenn Corona etwas Positives bewirkt hat, dann auf jeden Fall einen großen Schritt in der Digitalisierung. Nun sind wir gezwungen diesen Schritt zu gehen, um überhaupt arbeiten zu können.
Was ist der Modern Workplace denn genau?
Zuerst einmal möchte ich euch meine Definition des Modern Workplace vorstellen. Diese weicht evtl. von anderen ab, spiegelt aber meine persönliche Meinung und Erfahrung wider. Denn für mich ist es nicht die beste und neuste Software oder Hardware zu beschaffen. Auch nicht den Mitarbeiter mit Endgeräten zu verwöhnen. Viel wichtiger ist es, dass wir die Möglichkeiten nutzen, die wir bereits zur Verfügung haben. Dazu gehört viel Weiterbildung und das Eigeninteresse, sich in diesem Gebiet zu informieren und auf dem Laufenden zu halten. Es gibt aber auch hier Basics die vieles einfacher machen.
Mit einem Cloudspeicher kann ich die Daten einfacher und Endgeräte unabhängig Verfügbar machen. Vorausgesetzt ich möchte es auch. Da beginnen nämlich schon die ersten Probleme. Besonders Steuerberater, Unternehmensberater und Finanzdienstleister, möchten sich häufig nicht auf einen Cloudspeicher einlassen. Da bleibt dann zu prüfen und zu versuchen eine Alternative zu suchen. Doch auch diese gibt es. Es gibt immer eine Lösung.
Applikationen sind nur Hilfestellungen
Doch generell gibt es Applikationen und Plattformen die uns dabei sehr helfen und speziell dafür ausgelegt sind. Nicht ohne Grund beschäftige ich mich mit Microsoft Teams und OneDrive for Business. Diese Beiden Applikationen sind mir sehr ans Herz gewachsen, trotz anfängliches Skepsis und Abneigung. Im Nachhinein natürlich unberechtigt.
Die Freiheit von Überall und jeder Zeit seine Arbeit vollbringen zu können ist natürlich sehr verführerisch. Auch muss ich mich manchmal bremsen und zwangspausen einlegen, um nicht zu viel zu arbeiten. Mit der Digitalisierung geht viel einher. Aber wenn wir die Möglichkeiten nutzen, die sie mit sich bringt, sparen wir auch viel Lebenszeit. Lebenszeit die wir in wichtigere und erfüllender Dinge investieren können.
Einführung des Modern Workplace
Doch wie schon angedeutet reicht es nicht aus die neusten Clients und Applikationen zu kaufen, einzuführen und dann zu erwarten, dass es ein selbst Läufer wird. Viel mehr gehört zu der Einführung ein geschicktes Marketing und vernünftige Schulungen. Das sind sogar die beiden wichtigsten Punkte für mich. Bei den Berater bin ich immer sehr skeptisch, aber es gibt natürlich auch Experten auf dem Gebiet, die unser Geld wert sind. Am besten wäre dafür die persönliche Empfehlung und nicht unbedingt ein schickes Verkaufsvideo.
Insbesondere das Marketing ist nicht zu unterschätzen. Wenn es gelingt die Mitarbeiter für dieses Thema neugierig zu machen, sie zu begeistern und die Gier nach vielseitigen Möglichkeiten zu wecken, ist dieses schon die erste Miete. Wenn dann noch ein durchdachtes und strukturiertes Schulungsmodell dahinter steht. Sind die Grundpfeiler für den Erfolg gesetzt. Mit einem Berater kann die Adaption einfacher und entspannter von den Zügen gehen. Aber es kann auch das Gegenteil passieren. Am Ende kann auch Frust, Unzufriedenheit und horrende Kosten auf der Rechnung stehen.
Eine Blaupause?
Kurz um, es gibt keine Blaupause die bei jeder Organisation, Weltweit, funktioniert. Jede Organisation ist anders. Jede Organisationsstruktur, die Mitarbeiter, die Firmenphilosophie (falls es diese heute noch gibt), spielt in diesen Wandel ein und bestimmt den Fortgang dessen. Doch klar ist, mit dem Modern Workplace kommt mit unter der größte Wandel in unser Arbeitsleben, den wir in den letzten Jahren hatten. Darauf sollte man sich einstellen und für seine Planungen berücksichtigen.
Denn der Modern Workplace ist längst kein Privileg mehr, sondern er ist zu einer Selbstverständlichkeit geworden. Dazu gehört nicht nur eine zeitgemäße Betriebsausstattung, sondern auch die Möglichkeit Familie und Beruf unter einen Hut zu bekommen. Das Arbeitsergebnis ist wichtiger als die Tatsache, hat mein Mitarbeiter nun 30 oder 35 Stunden dafür benötigt. Muss ich nun Überstunden abziehen oder erlasse ich sie ihm.
Allerdings geht damit auch ein großes Vertrauen einher, dem beide Parteien gerecht werden müssen.
Use Cases sammeln und ausarbeiten
Doch nehmen wir einmal an die Adaption ist geglückt, es ist keine Katastrophe entstanden und die Mitarbeiter sind auch nicht verstimmt. Wie geht es nun weiter? Um eine Steigerung der Effektivität zu gewährleisten und auch die Kreativität der eigenen Mitarbeiter zu entfalten, sind Use Cases unabdingbar.
Use Cases sind typische Arbeitsschritte (Anwendungsfälle) mit den unsere Mitarbeiter tag täglich zu tun haben. Wird etwas täglich durchgeführt und das auch noch sehr umständlich, dann geht sehr viel Zeit verloren und damit wertvolle Ressourcen. Um diese Knoten lösen zu können, müssen wir zwei Arten von Menschen zusammenbringen. Den Anwender (der mit dem Knoten) und den der sich mit der Technik auskennt (der den Knoten lösen soll). In den meisten Fällen haben wir dann den Menschen vor dem Computer, der über die IT schimpft und den ITler, der jetzt dieses lösen soll.
Dafür gibt es nun mehrere Möglichkeiten. Zum einen kann sich der ITler neben den Anwender setzen und sich anschauen und auch zeigen lassen wie gearbeitet wird.
Was sind die Probleme?
Wie entstehen diese?
Gibt es einen einfacheren Weg?
Das sind nur drei Fragen von vielen die es zu lösen geht. In den meisten Fällen hat sich nämlich eine Routine eingeschlichen oder der Anwender weiß es nicht besser. Wenn über Jahre in einem Unternehmen gleich gearbeitet wird, fällt es natürlich schwerer diese Muster zu durchbrechen. Zeigen wir jedoch dem Anwender wie er einen Arbeitsprozess in der hälfte der Zeit schaffen kann oder auch schneller oder unkomplizierter, hilft dieses jedem.
Dadurch wird die Abneigung der Anwendung gegenüber abgebaut, der ITler ist nicht mehr der Problemverursacher und der Anwender ist entspannter, da er seine Arbeit einfacher fortführen kann. Damit ist jedoch auch ein großer Wandel in der IT einhergehend. Dieser muss mit berücksichtigt werden und auch gegangen werden. Denn zukünftig sind die ITler nicht mehr diejenigen die niemand sieht und an die man sich nur wendet, wenn es wirklich nicht mehr geht. Der IT Zweig wird zukünftig Antreiber und Initiator sein. Er wird proaktiv auf die Leute zugehen, ihnen helfen, Probleme lösen bevor sie entstehen und mehr in die Rolle des Schulenden geraten. Die gesamte IT bekommt ein Gesicht. Die Zeiten der 80er Jahre IT sind vorbei.
Neben dem Begleiten des Anwenders gibt es noch mehrere Möglichkeiten Use Cases zu sammeln. Zum einen können diese gesammelt werden. Mit einer Rundmail an alle oder einem Fragebogen, können in kürzester Zeit viele Use Cases aufgenommen werden. Diese müssen dann noch auf Dopplungen geprüft werden und im Nachgang ausgewertet werden.
Digital ist alles?
Auch das persönliche Gespräch dürfen wir nicht vergessen. In einem Gespräch lassen sich auch Problemfälle ansprechen, beschreiben und Lösungen erarbeiten. Zugegeben ist dieses sehr theoretisch und nicht sehr anschaulich, aber auch möglich. Wenn es etwas moderner sein soll, können einzelne oder mehrere Use Cases aufgezeichnet werden und als Video an die ITler gesendet werden. Dadurch ist der Anwender entspannter, da ihm niemand über die Schulter schaut und wir erhalten aber auch unseren Use Case und können ihn sogar beliebig oft anschauen und auswerten.
Wie ihr seht gibt es verschiedene Möglichkeiten. Es ist nur wichtig viele Use Cases aufzunehmen um ein besseres Bild, über die Arbeitsweise unserer Kollegen zu erhalten. Je mehr Fälle es gibt desto klarer das Bild und desto mehr Probleme können gelöst werden oder Vereinfachungen geschafft werden.
Wo sollte ich starten?
Doch wo und wie soll ich nun in meinem Unternehmen starten? Wie bereits erwähnt, ist der Modern Workplace ein Wandel des gesamten Unternehmens. Eine Schlacht an mehreren Fronten. Wenn wir jede Front einzeln und nacheinander angehen, wird sehr früh der Punkt kommen, an dem alles steht, da auf Teilprozesse gewartet werden muss. Deswegen ist es besser gleich mehrere Baustellen auf zu machen.
Fällt die Entscheidung die Digitalisierung voranzutreiben, dann wäre der erste Schritt direkt mit dem Marketing zu beginnen. Dadurch werden die Mitarbeiter über eine Änderung informiert und auch gleich für die Neuerungen begeistert. Zumindest sollte dies das Ziel sein. Veränderungen sollen als etwas Gutes und Positives verkauft werden. Auch gehören Veränderungen zu unserem Leben dazu. Denn so wie wir die Jahreszeiten nicht aufhalten können, so ist es auch mit den Veränderungen und wir alle wissen ja auch, dass nach dem Winter immer ein Frühling kommt. Ist das Marketing angestoßen kann es auch schon gleich in die Umsetzung gehen.
IT Infrastruktur
Zeitgleich mit dem Ausbau der IT Infrastruktur, solle sich Gedanken gemacht werden, wie die Mitarbeiter geschult werden sollen. Sollen dafür Externe Dienstleister genutzt werden oder lässt sich dieses auch intern lösen. Müssen Multiplikatoren/Key-User aufgebaut werden? Gibt es Mitarbeiter die vielleicht schon ehrenamtlich oder als Hobbie andere Unterrichten und Wissen weitergeben. In dem Prozess der Veränderung sollte jeder seine Augen offen halten, da sich auch neue Chancen ergeben.
Offenheit im Wandel
Der Angestellte sollte genau so offen sein wie der Vorgesetzte. Denn dieser Wandel lässt sich nur bewältigen, wenn alle offen und ehrlich miteinander umgehen und neue Chancen auch genutzt werden. Sie verstreichen zu lassen wäre töricht und nicht zielführend. Auch sollte darauf geachtet werden, dass bei der Einbeziehung von Externen, dieses Wissen auch immer mit aufgenommen wird und im eigenen Haus bleibt. Dort kann es dann weitergegeben werden und die eigenen Mitarbeiter dadurch wertvoller gemacht werden.
Kommen wir nun zum technischen Part. Ein Betriebssystem zu implementieren oder eine Software, ist an sich kein großer Schritt, wenn alles beachtet wurde. Dazu gehört der Faktor Mensch (in diesem Fall der Anwender) und die Infrastruktur (das Netzwerk und die Firewall). Allein wenn die Firewall falsch eingestellt ist kann es schon zu Problemen führen oder das Netzwerk reicht nicht aus und ist zu langsam. Doch diesen Part detailliert durchzugehen wäre sehr mühselig und für die meisten auch zu langweilig. Deswegen überspringen wir ihn, dürfen diesen wichtigen Punkt in der Adaption aber nicht vernachlässigen.
Ein Gutes Team ist ALLES
Sind all diese Schritte recht zeitnah angestoßen worden und mit einem guten Team betraut, ist die Einführung des Modern Workplace zwar nicht garantiert und kein selbst Läufer, aber auf einem Guten Weg.
Abschluss
Auch nach der erfolgreichen Einführung gibt es noch Punkte die beachtet werden sollten und das ist die kontinuierliche Weiterentwicklung. Nicht nur in die Technik, sondern viel mehr in den Menschen. Es sollte auch jedem klar sein, dass ein gewisses Maß an Eigeninitiative und Weiterbildung notwendig ist, um das volle Potential ausschöpfen zu können, was eigentlich grenzenlos ist. Nur wenn an Lösungen, Problemfällen und der Weiterentwicklung kontinuierlich und proaktiv gearbeitet wird, ist die Einführung ein Erfolg.
Denn wie bei einem Flugzeug reicht es nicht viel Energie zu investieren, um abzuheben. Einmal angehoben darf der Antrieb nicht abgestellt werden, damit es keine Bruchlandung gibt. Doch einmal in der Luft ist bei stätigem Energiezufluss das Fliegen einfacher und mit weniger Energieaufwand verbunden.
Ich hoffe dieser kleine Ausflug in den Modern Workplace konnte dir helfen einen ersten Überblick über dieses Thema zu bekommen und dich für dieses Thema etwas zu begeistern oder zumindest zu interessieren und zu sensibilisieren.
