In den Modern Workplace gehört heutzutage auch ein Modernen Cloud Speicher. Der Markt ist überschwemmt von Ihnen, doch ich möchte euch einen ganz bestimmten vorstellen. Mit dem Microsoft OneDrive for Business, seid ihr sehr gut aufgestellt und vermutlich haben auch die meisten Zugriff darauf. Gemeinsam möchte ich mit euch darauf eingehen was OneDrive eigentlich ist und welche Möglichkeiten wir damit haben. Auch müssen wir auf die Unterschiede zwischen dem normalen OneDrive eingehen und der for Business Variante. Zu guter Letzt werden wir auch noch auf den Schutz unserer Daten einen Blick werfen.
Was ist OneDrive und wie funktioniert es?
Kurz vorweg: Es wird in diesem Beitrag um die OneDrive for Business Applikation gehen. Doch zur Vereinfachung werde ich es kurz OneDrive nennen. Bitte unbedingt beachten, damit es keine Verwechslungen oder Irritationen gibt. Nur im Part der Unterschiede, werde ich klar zwischen der privaten und der „for Business“ Variante unterscheiden.
OneDrive ist ein Cloud Speicher wie ihn die meisten kennen werden. Irgendwo gibt es einen Speicherort, den wir nicht genau kennen und dort lagern unserer Daten. Mit Microsoft haben wir jedoch einen Starken Partner der nicht nur unsere Daten schützt, sondern auch unseren europäischen Standards, in Bezug auf Datenschutz, einhält. Somit sind unserer Geheimnisse relativ sicher. Auch würde im Schlimmsten Fall ein hoher Standard angesetzt werden, wenn aus welchen Gründen auch Immer, das Unternehmen unserer Daten durchsuchen müsste.
Microsoft arbeitet nicht nur ungern mit diesen Behörden zusammen auch sind etliche Personen dabei beteiligt und zusätzlich wird es sogar noch auf Video festgehalten. Also wer was zu verbergen hat, kann, im schlimmsten Fall, die Durchsuchung in verschiedenen Kamera winkeln betrachten. Doch Spaß bei Seite.
Unsere Daten befinden sich nun in der Cloud und können von uns jeder Zeit und an jedem Ort der Welt eingesehen werden. Auch können wir von jedem Gerät aus, auf die Daten zugreifen. Es gibt eine Applikation für den Laptop, Festrechner und alle gängigen Smartphones. Wir benötigen zusätzlich eine stabile Internetverbindung und schon haben wir Zugriff auf unserer Daten. Somit können wir flexibel, unabhängig und global arbeiten.
Gibt es einen Schutz?
Dies ist dadurch möglich, dass die Daten nicht mehr auf einem lokalen Speicher liegen. In einer Cloud laden wir die Daten bei unserem Anbieter hoch und dieser lagert Sie auf seinen Servern. Wo das genau ist, wissen wir in diesem Fall nicht. Aus diesem Grund sollten wir auch keine hoch sensiblen Daten dort ablegen. Passwörter oder sensible Finanzdaten haben dort nichts zu suchen. Auch wenn die Daten relativ sicher sind, hat uns der Apple Hack gezeigt, dass es keinen 100% Schutz vor Fremdeingriffen gibt.
Microsoft verfügt über ein Komplexes Konstrukt aus Servern die Global aufgebaut sind. Somit haben wir eine Deutschland Cloud, die in der Europa Cloud liegt und die wiederum im Globalen Cloud System ansässig ist. Also recht komplex. Auch reden wir bei OneDrive for Business von einem Speicher für persönliche Daten. Persönlich heißt nicht privat. Wenn mir dieser Speicher also von meinem Arbeitgeber zur Verfügung gestellt wird, haben private Daten dort erst recht nichts zu suchen.
Private Daten sind alle Daten, die mit der beruflichen Tätigkeit nichts zu tun haben. Urlaubsbilder sind der Klassiker.
Was sind die Funktionen?
Doch die Cloud eignet sich nicht nur als Fass ohne Boden für unserer Daten. Neben dem Standard, von 1 TB je M365 E Lizenz, haben wir noch weitere nützliche Funktionen die uns mitgeliefert werden.
Denn die Daten stehen nicht nur mir zur Verfügung. Auch kann ich diese teilen. Dies ist mit Hilfe eines Berechtigungskonzepts möglich. Damit kann ich einzelne Daten oder Ordner anderen zugänglich machen. Dabei kann ich auch auf Sicherheitsmechanismen zurückgreifen. Zum einen kann ich die Datenbereitstellung mit einem Passwort sichern. Kommt jemand an meinen Share Link heran, kann er nicht auf die Daten zugreifen. Es sei denn er ist auch noch an das Passwort gelangt. Zusätzlich lässt sich dieser Zugang auch zeitlich begrenzen.
Sobald das Ablaufdatum X erreicht wird, wird der Share Link deaktiviert und kann von anderen nicht mehr genutzt werden. In Der Web Applikation kann ich mir für die geteilten Daten auch die Zugriffsberechtigungen anschauen. Sollte dort etwas nicht stimmen oder ich möchte nicht mehr, dass eine Person Zugriff erhält, kann ich dieses mit einem Klick sperren. Dasselbe gilt aber auch für die Daten, die mir zur Verfügung gestellt wurden. Arbeite ich in einem Team, an einem Projekt oder Aufgabe, lässt sich für dieses Team auch eine Datenbibliothek erstellen und ein Zugriff einrichten. Dann haben meine Mitglieder und ich selbst, Zugriff auf diesen Speicherort.
Wer M365 nutzt kann auch dort z.B. eine Word Datei, über den Button teilen, anderen Personen zugänglich machen. Auch kann ich mit einer oder mehreren Personen, gleichzeitig, in einer Datei arbeiten. Auch dort gibt es wieder Sicherheitsmechanismen, damit Daten nicht überschrieben werden. Wird einmal etwa gelöscht oder so verändert, dass ich damit unzufrieden bin, lässt sich über den Versionsverlauf ein früherer Stand wiederherstellen. Wir etwas gelöscht, dass auf meinem OneDrive liegt, kann ich diese auch selbst wiederherstellen.
Daten Sync
Eine zusätzliche und sehr nützliche Funktion ist die Synchronisierung meiner Daten. Ich kann für mein OneDrive eine Synchronisation aktivieren, mit der meine Daten zusätzlich auf meinem Client gespeichert werden. Ist dieses aktiviert sind auf beiden Systemen die Daten auf demselben Stand. Bin ich im Zug und die Internetverbindung bricht ab, kein Problem. Denn ich kann weiterarbeiten und die Daten werden lokal gespeichert. Habe ich wieder Internet, synchronisieren sich die Daten automatisch und ich habe wieder einen Synchronen Datenstand, auf allen Systemen.
Somit sind wir unabhängiger und können ohne Administrator Hilfe unseren eigen Speicher verwalten und haben jeder Zeit Zugriff auf alles, was in unserem Speicher liegt. Das erfordert aber auch, dass wir uns mit der Technik und deren Möglichkeiten auseinander setzen müssen.
Unterschiede zwischen OneDrive und „OneDrive for Business“
OneDrive
- Speicherplatz für private Daten
- Daten liegen auf der Microsoft Cloud
- kostenloser Zugriff auf 5 GB Speicherplatz, mehr kann dazugekauft werden
- Nutzung ist kostenlos
- Synchronisierung der persönlichen Daten
- Word/Excel/PP/ON, Ordner/Dokumente/Bilder können hochgeladen werden wie bei einem USB Stick
- App für allen Geräten verfügbar
- private Daten Teilen
OneDrive for Business
- persönlicher Speicherort für meine Organisationsdaten
- Daten werden auf dem SharePoint Online gespeichert
- 1 TB sind für jeden User vorhanden (oder es wird eine andere Einstellung vorgenommen)
- Eine M365 Lizenz ist vorausgesetzt
- mit entsprechender Lizenz Zugriff auf M365 Applikationen
- SharePoint/O365/Exchange Online/ Team Seiten (Datenbibliothek) und persönlicher Speicher
- App auf allen Geräten verfügbar
- persönliche Daten Teilen und Bibliothek anlegen
- eigenen Organisations OneDrive Server betreiben (on Prem, aber im Internet verfügbar)
Datenschutz und Einstellungen?
Wie jedes Unternehmen, dass in Europa tätig ist, muss auch Microsoft die DSGVO einhalten und achten. „Diese verbietet Unternehmen die Übergabe von in der EU gesicherten Daten ohne Rechtshilfeabkommen. Außerdem müssen in diesen Fällen die einheimischen Behörden einbezogen werden.“ Bei einem Verstoß drohen nach Art. 83 DSGVO erhebliche Geldbußen in Höhen bis zu 20 Millionen € oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes. Das Letzt trifft sogar globale Unternehmen sehr hart.
Doch was ist mit dem Cloud Act. Ja, Mr. Trump haben wir so einiges zu verdanken…
Durch den Cloud Act gibt es eine Lücke im System. „Das Gesetz erlaubt den US-Behörden den Zugriff auf im Ausland gespeicherte Daten. Aber nur wenn die betroffenen Server unter der Kontrolle von US-Unternehmen sind.“ Trifft aber nun mal auf Microsoft zu. Somit verlangt dieses Gesetz also, von seinen Unternehmen, die Herausgabe von Daten, ohne dass lokale Behörden involviert werden. Dafür muss der Daten Besitzer nicht mal in Kenntnis gesetzt werden.
Cloud Act vs. DSGVO
Hält Microsoft den Cloud Act ein, bricht sie die DSGVO. Wird die DSGVO eingehalten, dann wird der Cloud Act gebrochen. Ein Teufelskreis. Egal welches Gesetzt eingehalten wird, dass andere wird gebrochen. Da der Cloud Act unterschrieben wurde, ist nicht davon auszugehen, dass dieses rückgängig gemacht wird.
Aber hier greift wieder meine Beschreibung aus dem ersten Absatz. Microsoft arbeitet nicht gerne mit Behörden zusammen, also freiwillig wird da nichts passieren. Zusätzlich wird eine Videoaufnahme gemacht, zu der sie nicht verpflichtet sind, um auch hier wieder zusätzliche Absicherungen zu schaffen. Ein Unternehmen das so etwas macht, ist auf jeden Fall sympathischer als eines das sagt, Ok wird kooperieren und sagen niemanden etwas.
Einige werde vermutlich denken, dass dieses System nun doch nicht so sicher ist wie angepriesen. Es hat Schwächen und einen 100%igen Schutz werden wir niemals haben. Wer jedoch schon mal ein Social Media Konto besessen hat, Whatsapp nutzt oder auch bei Xing angemeldet ist, hat schon jetzt mehr von sich preisgegeben als durch eine mögliche OneDrive Nutzung. Es gibt viele Unternehmen die Whatsapp auch als offiziellen Kommunikationskanal nutzen, dort ist das Risiko, Daten anzugreifen deutlich höher.
Außerdem wären wir hier wieder bei dem Punkt der persönlichen Daten. Nutze ich mein OneDrive so wie vorgesehen, können meine privaten Daten gar nicht in Gefahr sein, denn es gibt sie nicht auf OneDrive for Business.
Welche Erkenntnis bleibt nun am Ende???
Uns von Cloud Speichern fern zu halten wäre eine Lösung. Einen alten Computer in einen Paradiesischen Käfig zu stecken und nicht ans Internet anzuschließen eine andere.
Aber besser wäre es sich mit der Technik auseinander zu setzen. Sich selbst dafür zu sensibilisieren. Darauf zu achten was ich wem zur Verfügung stelle. Was ich überhaupt hochlade. Welche Daten sind wichtig und müssen überhaut erstellt und hochgeladen werden? Alles hat seine Daseinsberechtigung. Alles hat seinen Sinn und seinen Zweck. Es liegt nur an uns wie wir diese Möglichkeiten einsetzen. Was ist unser Ziel, wenn wir es nutzen. Wir können versuchen das Risiko zu minimieren, aber einen 100% Schutz wird uns keiner geben oder garantieren können.
Sobald ich etwas aus der Hand gebe, besteht immer die Gefahr, es nie wieder zu sehen. Egal ob es Daten oder andere wichtige Dinge sind.
Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
Mehr erfahren
