Microsoft Viva Topics ist eines der interessantesten Module, neben Viva Learning, aus der Microsoft Viva Familie. Neben eigenen Tests konnte ich auch Einblicke durch Microsoft gewinnen und möchte euch nun diese präsentieren.
Was ist Microsoft Viva Topics?
Viva Topics ist ein auf SharePoint basierendes Informationssystem. Wir können zu verschiedenen „Begriffen“ Themenseiten aufbauen, die unseren Usern präsentiert werden. Die stärke von Viva Topics ist die KI. Diese kann uns basierend auf relevanten Dokumenten auch automatisch generierte Themenseiten vorschlagen. Auch das Präsentieren von „Begriffen/Topics“ ist KI gesteuert. Damit nicht genug, kann auch die Mindmap durch relevante Verknüpfungen erweitert werden. Dadurch kann ein umfangreiches Gesamtbild zu einem „Begriff“ entstehen. Unsere User bekommen somit mehr Einblick in die Unternehmensstruktur und verschiedene zusammenhänge. Jedoch ist Viva Topics auch ein Datenmonster das Unmengen an Word, Excel, PowerPoint usw. Daten benötigt um seine KI-Stärken ausspielen zu können. Doch soweit die Theorie, schauen wir uns das ganze einmal in Bildern an.
Wie funktioniert Viva Topics?
Themenseite aufbauen
Da Viva Topics auf dem SharePoint basiert kann der „Topics Begriff“ wie jede herkömmliche SharePoint Seite aufgebaut werden. Zusätzlich können wir die alternativen „Begriffe“ erweitern und Daten, Webseiten und Personen anpinnen. Durch diese Zusätzlichen Informationen und Dateien entsteht ein klareres Bild zum „Begriff“ und unsere User können sich eingehender damit beschäftigen. Die unten anfügte Mindmap, zeigt uns zudem verwandte Begriffe. Aktuell können wir nur eine Ebene hinzufügen, zukünftig kommen mehrere hinzu und auch die KI kann Verknüpfungen aufbauen. Somit schlägt sie uns Dateien, Personen und Webseiten vor, die für uns und passend zum „Begriff“ relevant sind.
Vorgeschlagene „Begriffe/Topics“
Viva Topics präsentiert uns automatisch die Übereinstimmung zu unseren erstellten „Topic“. Diese werden basierend auf die Relevanz und auch die Häufigkeit angezeigt. Haben wir also einen „Begriff“ schon mehrfach vorgeschlagen bekommen und diesen auch geöffnet, bekommen wir ihn zukünftig nicht mehr angezeigt. Dieser Mechanismus kann umgangen werden. Haben wir z.B. auf einer SharePoint Seite einen „Begriff“, der immer angezeigt werden soll, so kann dieser mit einer # erzwungen werden. Dann wird der „Begriff“ hervorgehoben und unsere User sehen ihn als Übereinstimmung. Dieses funktioniert allerdings nur bis zu einer bestimmten Anzahl und kann auch die KI aushebeln. Deswegen sollte dieses nach Möglichkeit nur 1-2-mal pro SharePoint Seite durchgeführt werden.
Viva Topics das Datenmonster
Kommen wir nun zum wichtigsten Punkt, damit die KI auch gut funktioniert. Viva Topics ist nämlich sehr hungrig nach Daten. Je mehr Daten wir haben umso besser funktioniert die KI bzw. kann sie erst funktionieren. Größere Unternehmen sollten diese Datenmenge zusammenbekommen, kleinere haben ggf. ein Problem. Dieses heißt aber nicht, dass Viva Topics für kleinere Unternehmen irrelevant ist, sondern dass die KI keine automatisch generierten Seiten vorschlägt oder nur sehr selten. Eine automatisch generierte Topics Seite habe ich bislang auch nur einmal gesehen, deswegen gehen wir zunächst nicht näher darauf ein. Welche Menge an Daten wird denn nun genau benötigt?
Laut der offiziellen Viva Topics Unterlagen sind 20k Daten das Minimum, besser funktioniert es ab 100k und empfohlen sind Millionen an Daten. Dabei wird jedoch der Fokus auf die Microsoft Daten gelegt wie Word, Excel, PowerPoint, usw. aber auch PDF-Dateien. Weniger relevant sind exe Dateien und Daten, die keine Informationen in Form von texten und Zahlen beinhalten. Je nachdem wie oft eine Datei auf dem SharePoint aufgerufen wird, steigt auch die Relevanz. Die Daten müssen auf dem SharePoint liegen! Daraus wird auch die Wahrscheinlichkeit auf ein automatisch generierte Topics Seite erhöht. Haben wir das Glück einen Solche Seite zu erhalten, können wir sie auch im Nachgang bearbeiten und müssen sie nicht 1 zu 1 übernehmen.
Mindmap
Nun werfen wir einmal einen Blick auf die Mindmap oder relevante Topics. Aktuell kann hier nur eine Ebene eingetragen werden. In der Mitte finden wir den „Begriff“ unserer Themenseite. Zusätzlich lassen sich dort auch relevante „Begriffe“ hinzufügen. Von den hinzugefügten „Begriffen“ kann aktuell noch keine Verbindung zu anderen „Begriffen“ erstellt werden. Daher die eine Ebene. Zukünftig soll dieses noch erweitert werden und auch automatisch generierte Verbindungen können durch die KI hinzugefügt werden. Sobald diese Änderung implementiert wurde, entsteht auch eine sehr komplexe Mindmap, die mehrere Ebenen abdeckt.
Was können wir mit Viva Topics anfangen?
Die nachfolgenden Inhalte sind teils Wunschvorstellungen und meine eigenen Ideen, zum Einsatzbereich. Die mehreren Mindmap Ebenen und die Einbindung in Microsoft Teams sind jedoch schon bestätigt.
Aufbau von Synergien
Meine Idee von Viva Topics ist die folgende. Wenn wir anfangen viele Viva Topics Themenseiten anzulegen und unsere User diese auch regelmäßig öffnen, können wir Synergien gewinnen. Über die Themenseiten machen wir unsere User aufmerksam auf Projekte, Abteilungen, Neuerungen und Zukunftsvisionen in unserer Organisation. Durch die enthaltenen Texte und Dateien kann sich jeder zu diesem Thema informieren. Über die angepinnten Personen erhalten unsere User kontakt zu den verantwortlichen Personen. So kann sich jeder User selbstständig an z.B. Projektverantwortliche wenden, um an einem Projekt mitzuarbeiten. So lassen sich Synergien aufbauen.
Wenn ich als Person bestimmte Kompetenzen mitbringe, von denen mein Unternehmen nichts weiß, kann ich mich selbst um bestimmte Projektaufgaben bemühen. Hierdurch entsteht die Synergie. Die Topics Seiten sind somit relevant für mein Unternehmen und auch für den erfolgreichen Abschluss von Projekten. Dieses System funktioniert allerdings nur wenn wir auf einer Seite Mitarbeiter haben, die willens sind, sich selbst Arbeit und Aufgaben zu suchen. Auf der anderen Seite benötigen wir auch Unmengen an Topics Seiten, damit unsere Mitarbeiter auf wichtige und Relevante
Topics Verantwortliche
Damit wir am Ende auch eine vernünftig verknüpfte Topics Umgebung vorfinden, müssen wir uns richtig aufstellen. Dies wird massiv an Relevanz gewinnen, wenn die Mindmap um weitere Ebenen erweitert wird, benötigen wir ein Team, das sich darum kümmert. Es ist sinnvoller wenige Personen damit zu beauftragen, die sich vollumfänglich darum kümmern, als jedem User die Möglichkeit dazu zu geben. Dieses lässt sich im Admin Center einstellen und reglementieren. Haben wir nun ein Topics Team, bestehend aus z.B. 5 Personen, die unsere Umgebung aufbauen, beginnt die eigentliche Arbeit. Die einzelnen Begriffe müssen sinnvoll miteinander verknüpft und aufgebaut werden. Dann kann Viva Topics sein Potenzial entfalten. Haben wir hingegen eine offene Umgebung, in der zu viele Einzelpersonen ihrer Meinung nach wichtigen Topics erstellen und diese nicht verknüpfen, verliert Viva Topics an Relevanz, da nichts vernünftig ineinandergreift. Da ein kleines Team nicht alles wissen kann benötigen wir die Hilfe von allen. Ein Topics Themenpool, in dem jeder User seine Projekte, Aufgaben, Abteilungen oder was auch immer einwerfen kann ist erforderlich. Durch diese Rückmeldungen, von allen Mitarbeitern, lässt sich eine stimmige und ineinandergreifende Umgebung aufbauen.
Mindmap als Visualisierung
Wieso die Mindmap für mich mit am wichtigsten ist. Nehmen wir die heutige Mindmap. In dieser ist es nur schlecht möglich z.B. die Komplexität von Microsoft 365 aufzuzeigen. Wir können zwar versuchen die einzelnen Produkte, Anwendungsbereiche und Mehrwerte aufzuzeigen, doch der Raum ist begrenzt und nur eine Ebene reicht da nicht aus. Drehen wir die Zeit einmal weiter und nehme an in ca. einem halben Jahr könnte die Mindmap so aussehen.
Damit lässt sich die M365 Komplexität schon eher abbilden. Denn es geht nicht unbedingt darum die einzelnen Produkte zu visualisieren, sondern vielmehr die Einsatzbereiche und daraus resultierenden Mehrwert. Somit ist die Mindmap kein kleines Spielzeug, das wir nice to have einsetzen. Für unsere Mitarbeiter, die nicht im Thema stecken, ist das die fehlende Visualisierung. Dadurch kann das Verständnis geweckt werden, dass eine Teams Einführung nicht einfach das Installieren einer Software ist, sondern ein grundlegender Wandel in einem komplexen Arbeitsumfeld. Deswegen ist für mich diese Mindmap von elementarer Bedeutung.
Jetzt sofort damit starten!!!
Wieso sollte also schon jetzt ein Unternehmen mit Viva Topics starten und nicht noch warten? Zukünftig wird Viva Topics auch an Microsoft Teams angebunden. Somit werden die erstellten „Begriffe“ nicht nur im SharePoint auftauchen, sondern auch in Microsoft Teams und potenziell bei jeder Unterhaltung. Microsoft Teams ist schon heute in vielen Unternehmen die zentrale Kommunikationsplattform. Sobald also Viva Topics angebunden ist und ein Unternehmen bereits 100 Themenseiten aufgebaut und verknüpft hat, können die Mitarbeiter sofort davon profitieren und die Generierung von Synergien beginnt von Tag eins an. Jedes geschriebene Wort kann ein Topic auslösen. Habe ich diese vorarbeiten als Unternehmen noch nicht durchgeführt. Muss ich die verschiedenen Themenseiten erst noch aufbauen. Die Verknüpfungen müssen noch gesetzt werden und auch die KI muss sich erst einmal aufbauen, um die Relevanz der Datenzugriffe zu generieren.
Kleine Unternehmen im Nachteil zu Konzernen?
Zwischenzeitlich habe ich eine kleine Abstufung von kleinen und großen Unternehmen getätigt. Diese muss ich nun einmal näher definieren. Die Größe eines Unternehmens hat keinen Einfluss auf den Mehrwert von Viva Topics. Größeren Unternehmen fällt es lediglich einfacher die benötigte Datenmenge für eine funktionierende KI zu generieren. Am Ende hat ein größeres Unternehmen lediglich einen Vorteil im Aufwand. Nehmen wir mal an die KI generiert uns wunderbare Themenseiten, an denen wir nicht mehr viel anpassen müssen. Dann hat ein kleineres Unternehmen eher den Nachteil diese automatisch generierten Themenseiten nicht zu erhalten oder in deutlich geringerer Stückzahl. Abgesehen davon haben beide Unternehmen, ob Groß oder Klein, den Mehrwert, dass jeder Mitarbeiter auf die Themenseiten zugreifen kann.
Das soll es erst einmal gewesen sein. Ich hoffe dieser Artikel konnte das Potenzial von Microsoft Viva Topics ansatzweise aufzeigen und auch meine Euphorie zu diesem Super Produkt. Wie bereits erwähnt bin ich ein Großer Fan davon und auch etwas voreingenommen. Neben Viva Learning (Erwartungen hoch, aber noch nicht getestet) ist Viva Topics also das Produkt, das jedes Unternehmen unbedingt benötigt. Jedenfalls in meinen Augen.
Ich möchte mich auch bei Microsoft bedanken, dass ich tiefere Einblicke in dieses Produkt erhalten konnte!