Mit der Einführung von Microsoft Teams und besonders durch die aktuelle Situation, hat das Thema Modern Workplace richtig an Fahrt aufgenommen. Überall hören wir davon oder sehen sogar die Fernsehspots. Besonders aber auf der Arbeit werden wir mit diesem Thema konfrontiert und müssen uns damit auseinandersetzen, ob wir wollen oder nicht. Doch was genau hat es auf sich mit „Microsoft Teams“ und diesem „Modern Workplace“?
Der Modern Workplace ist kein Privileg, er ist eine Selbstverständlichkeit!
Teams als Working Plattform
Microsoft Teams ist nicht nur eine Applikation oder ein gewöhnliches Programm. Auch ist die Idee und die darin enthaltenen Funktionen keine Weltneuheit. Microsoft hat es lediglich verstanden uns das zu bieten, was wir gerne hätten oder vielmehr was wir benötige und das in einer Plattform. Denn Microsoft Teams ist eine gemeinsame Arbeitsplattform. Eine sogenannte Working Plattform.
Darin stehen uns zahlreiche Applikationen zur Verfügung oder lassen sich einbinden. Zusätzlich kommen noch hunderte Apps hinzu, die wir ebenfalls nutzen können. Falls das noch nicht reicht, gibt es auch ein Entwicklungstool, für eigen entwickelte Apps, um seine eigenen Idee ausleben zu können.
Wer den Office Graph kennt, erinnert sich sicherlich an diese große Torte mit den 24 Stücken darin. 24 Verschiedene Applikation die wir auch in Teams zur Verfügung haben und auf den ersten Blick sind viele erst einmal verwirrt.
Chat
Dateien
Schichten
Besprechungen
Planner
telefonieren
Stream
Besprechungen
Kalender
Apps & Arbeitsabläufe
Outlook
Power BI
Collaboration
OneDrive
SharePoint
Word
Excel
PowerPoint
Porject
Visio
Datenschutz & Compliance
uvm.
Wie sollen wir nur in diesem Chaos Ordnung schaffen und uns zurechtfinden?
Wenn wir dieses Chaos gemeinsam ordnen werdet ihr sehen, es ist gar nicht so kompliziert ist. Denn viele dieser Anwendungen kennen wir bereits. Auch haben wir schon seit längerem damit gearbeitet. Zudem versteht Microsoft es, uns diese Anwendungen Häppchen gerecht zu präsentieren und intuitiv zu vermitteln.
Was ist gut!
Die Produktivität und Zufriedenheit wird sich steigern.
Wir können effektiver arbeiten und sind schneller mit den „must Do’s“ fertig.
Attraktiver als Arbeitgeber werden und attraktiver für Arbeitnehmer sein.
Wir können smarter arbeiten, auf dem neusten Stand der Dinge und sind nicht gefangen in alten und verstauben Denkmustern.
Von überall aus arbeiten schafft Flexibilität
Was ist schlecht?
Datendiebstahl war noch nie so einfach wie heute –
Doch es gibt Möglichkeiten diesen zu erschweren.
mehr Freiheiten = mehr Fehlerpotenzial –
Schulungen helfen uns hier weiter.
Schnelllebige IT – Permanente Entwicklung
und stetige Veränderung machen es einfacher.
Wachsende Anforderungen – Transparenz,
Ehrlichkeit und Schulungen sind eine Lösung.
höherer Aufwand – Spezialisten
in verschiedenen Gebieten helfen uns weiter.
Jahreszeiten können wir auch nicht stoppen. Veränderung das böse Wort…
Jeder hasst sie, doch eigentlich ist sie elementar und ohne geht es nicht. Die Veränderung. Mit Microsoft Teams wird nicht nur unsere Arbeitsweise verändert. Auch unsere Kommunikation ist nicht mehr dieselbe. Mit dem Modern Workplace findet ein ganzheitlicher Wandel, unseres Unternehmens, statt. Zumindest sollte er es. Ansonsten ist die Abenteuerreise Teams sehr schnell vorbei. Viel schlimmer, sie kann auch zum Albtraum werden. Nicht nur für die IT, sondern für jeden.
Aber keine Sorge. Mit einfachem Mitdenken kann unser Ziel wunderbar werden. Es gilt nur alle vernünftig abzuholen und auf dieser Reise mitzunehmen. Denn die technische Bereitstellung ist einfach und schnell umgesetzt. Die Einführung und vor allem die Akzeptanz zu schaffen, dass ist die große Herausforderung.
Neu ist nicht immer besser!
Wir alle kennen diesen Richterspruch und haben ihn auch zumindest einmal selbst von uns gegeben. Selbst wenn er manchmal als Frage daherkommt, steht er als Aussage. Diese Grenze gilt es zu brechen. Wenn wir uns nicht verändern und wenn wir uns alle wiedersetzten, gibt es auch kein vorankommen. Dann würden wir immer noch in einer Höhle hausen und nicht diesen Beitrag lesen können. Deswegen gilt es grade die Mitarbeiter, mit Ängsten und Sorgen, vernünftig vorzubereiten. Auch müssen wir unsere IT-Kompetenz stärken und Veränderungen als etwas Gutes und Positives verkaufen.
Wenn wir unsere Veränderung offen und transparent vermitteln. Die Mitarbeiter vernünftig schulen. Uns auf Problemlösungen und kreieren von Mehrwerten fokussieren. Dann werden wir erfolgreich sein. Die Einsatzmöglichkeiten von Teams, sind, stand Heute und auch zukünftig, nur an unsere Kreativität gebunden. Als ich im Herbst 2019 zum ersten Mal mit Teams zu tun hatte, dachte ich nur: „Wieder so ein neues Blödsinniges Tool was wir nicht brauchen!“
Heute lebe ich Teams. Ich befasse mich den ganz Tag mit nichts anderem mehr. Was können wir alles damit tun? Wie können wir was verbessern? Was kommt als nächstes? Vom Aufstehen bis zum zu Bett gehen. Klingt ein wenig Nerdig, ist aber leider so. Im Endeffekt bin ich meinem Chef sogar dankbar, dass er mich auf diese Thema losgelassen hat. So extrem sollte es sich bei euch nicht entwickeln, aber aus einer Abneigung kann auch Anerkennung und Akzeptanz entstehen. Sogar eine Leidenschaft.
Kommunikations- & Arbeitsregeln
Der erste Schritt dafür sind „leider“ Regeln. Aber nicht die Art von Regeln die uns schaden und alles erschweren. Sondern eher die, die uns helfen und Freiheiten geben sollen. Mit unendlich vielen Möglichkeiten, kommen auch sehr viele Probleme. Wir wolle keine Probleme. Wir wollen Lösungen. Muss ich [wirklich] nach Feierabend noch erreichbar sein? Es ist Wochenende wieso soll ich aufs Handy schauen? Jetzt klingelt schon wieder mein Telefon, mein Handy und Teams heult auch auf!
Das sind die Bereiche die es zu regeln gilt. Sie wollen uns schützen. Ja wir könnten theoretisch den ganzen Tag erreichbar sein. Doch wofür? Schaffe ich meine Arbeit in der dafür vorgesehenen Zeit, bin ich auch nicht mehr erreichbar. Regeln für Microsoft Teams sollen das möglich machen. Dabei spielt es auch keine Rolle ob es nur fünf sind oder 20. Solange der Rahmen gesetzt ist, ist die Menge zweitrangig.
Auch können wir zum Beispiel fünf Regeln für die gesamte Organisation aufstellen.
– Ich bin nur während der Regelarbeitszeit erreichbar.
– Wir nutzen Teams als primäres Kommunikationsmittel.
– Wir achten nicht auf Rechtschreibung, innerhalb von Teams. (Das ist mein Favorit.)
– Wir vergessen nicht den zwischenmenschlichen Kontakt und persönlich geht immer vor Videobesprechung.
– Am Wochenende arbeite ich nicht und nutze die Zeit zur Erholung!
Das waren jetzt nur Beispiele, die beliebig lauten und ausgebaut werden können. Das sind aber auch die Regeln an die wir uns ALLE halten. Auch können wir es vielleicht noch weiter runter brechen, auf unserer Abteilung, die Fachabteilung, unser Team oder unserer Arbeitsgruppe. Denn jeder hat vermutlich eigenen Definitionen oder der Bereich ist so speziell, dass es keine Globale Richtlinien geben kann.
Aber es sollten auf jeden Fall einige Regeln aufgestellt werden. Wie Ihr auch gesehen habt, müssen es nicht immer nachteilige sein. Regeln sollen Akzeptanz schaffen. Ängste und Sorgen nehmen und zu einer Arbeitsverbesserung führen. Auch hier gilt wieder, dass das Ergebnis nur von unserer Denkweise und Kreativität abhängig ist. Ich möchte aber auch daran appellieren, keine blödsinnigen Regeln aufzustellen.
Ich arbeite nur wann ich will, wäre so eine.
Was bleibt am Ende übrig?
Da wir nun langsam zum Ende kommen, möchte ich noch auf einige Dinge eingehen. In einer sich ständig veränderten Welt. Grade jetzt, wo vieles unklar und teils beängstigend ist, dürfen wir nicht überstürzt handeln. Ja, der Modern Workplace hat einen rasanten Aufschwung erlebt. Viele wollen “Jetzt sofort“ den Modern Workplace und Teams etablieren. Doch warum? Nur weil er momentan in aller munde ist? Was bleibt, wenn alles vorbei und wieder normal ist? Rudern wir dann wieder zurück und sagen außer Spesen nichts gewesen? Oder nutzen wir diese Zeit, um uns neu aufzustellen? Nutzen wir diese Veränderung, um etwas Neue und sogar besserer aufzubauen?
Wenn wir wieder so etwas wie Normalität haben, sollte alles soweit aufgebaut sein, dass es sich auch weiter trägt. Nicht das wir dann sagen „Back to the roots“ und alles wieder auf Anfang. Am Ende soll es sich doch gelohnt haben!
Microsoft Teams gibt uns dafür die Lösung. Wir können Global, unabhängig und flexibel arbeiten. An jedem Ort der Welt. Von jedem Gerät. Ja gut, eine stabile Internet Verbindung vorausgesetzt. Doch es ist möglich und bereits heute. Viele haben es vorgemacht und viele werden auch nachziehen. Wie sieht unser Arbeitsplatz morgen, in einem Jahr oder in fünf Jahren aus? Das sollte hinterfragt werden.
Nutzen wir die Möglichkeiten aus, in dem das Home-Office, auch zukünftig, ein Bestandteil sein wird? Versuchen wir uns auf Teams, die Möglichkeiten und die neue Arbeitsweise einzustellen. Sie für uns zu nutzen um schneller, besser und auch effektiver arbeiten zu können. Alles auf einer Oberfläche zu haben. Nicht mehr in zich Programmen parallel unterwegs zu sein. Sich in einem Labyrinth aus Anwendungen zu verlieren. Wenn wir uns drauf einlassen sollten wir auch das volle Potenzial nutzen.
Dazu gehört dann aber auch nicht nur der Umgang mit Teams, sondern auch den anderen Microsoft Applikationen. Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Power BI, Forms, Stream und wie sie alle heißen. Und nein, wir müssen nicht in jeder dieser Applikationen ein Experte sein. Augen aufhalten, offen für neues sein, den eigenen Horizont erweitern. Sich aktiv und selbstständig weiterzubilden auch mal nach Feierabend und vielleicht auch mal ein oder zwei Stunden am Wochenende. So wird ein Sinnvolles Gesamtkonstrukt daraus.
Microsoft Teams bietet uns definitiv die Plattform dafür. Wie wir sie gestalten, was wir damit machen und wie schnell wir die Grenzen des Machbaren erreichen liegt nur an uns. Wenn Teams regelmäßig die Grenzen bricht und neues erreicht, warum wir dann nicht auch? Und das auch noch gemeinsam? Denn wir stehen immer noch am Anfang!!!
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